Chính sách hệ thống kiểm soát nội bộ cơ bản

1 Hệ thống đảm bảo rằng việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc và nhân viên tuân thủ luật pháp, quy định cũng như Điều lệ công ty

• Tuân thủ luật pháp, chuẩn mực xã hội và đạo đức doanh nghiệp là ưu tiên hàng đầu của ban quản lý và một chương trình tuân thủ đã được thiết lập như một cơ chế để củng cố điều này Các giám đốc sẽ tự mình thực hiện chương trình và đảm bảo rằng nhân viên nhận thức đầy đủ về chương trình đó Nhân viên sẽ thực hiện nhiệm vụ của mình theo chương trình một cách thiện chí
• Ngoài ra, chúng tôi sẽ thiết lập hệ thống tố cáo để ngăn chặn và giải quyết nhanh chóng các rủi ro liên quan đến tuân thủ
• Chúng tôi sẽ phản ứng kiên quyết và có hệ thống với các thế lực và tổ chức chống đối xã hội đe dọa trật tự an toàn xã hội, hợp tác với luật sư, cảnh sát, vv

2 Hệ thống lưu trữ và quản lý thông tin liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của giám đốc

• Thông tin liên quan đến việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc sẽ được lưu trữ và quản lý phù hợp theo các quy định về quản lý tài liệu và hồ sơ
• Ngoài ra, nếu có yêu cầu kiểm tra thông tin đó từ kiểm toán viên công ty, người phụ trách quản lý tài liệu được quy định trong các quy định tương tự sẽ nhanh chóng gửi yêu cầu đó

3Các quy tắc và hệ thống khác liên quan đến quản lý rủi ro thua lỗ

• Theo các quy định liên quan đến quản lý rủi ro, chúng tôi sẽ thiết lập và nâng cao hệ thống quản lý rủi ro dưới sự chỉ đạo của chủ tịch và giám đốc đại diện
• Bộ phận quản lý rủi ro giám sát tình hình thực hiện nhận dạng, đánh giá và biện pháp đối phó rủi ro của từng bộ phận và thúc đẩy quản lý rủi ro
• Bộ phận kiểm toán nội bộ tiến hành kiểm toán trên quan điểm độc lập

4 Hệ thống đảm bảo rằng nhiệm vụ của giám đốc được thực hiện một cách hiệu quả

• Chủ tịch và Giám đốc đại diện đặt ra các mục tiêu cho toàn công ty được các giám đốc và nhân viên chia sẻ, nỗ lực phổ biến các mục tiêu này và xây dựng các biện pháp cụ thể mà mỗi bộ phận nên thực hiện để đạt được mục tiêu và được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị
• Ngoài ra, Chủ tịch, Giám đốc đại diện và các Giám đốc khác tận dụng các cuộc họp trên toàn tổ chức để trao đổi thông tin, đưa ra hướng dẫn và hỗ trợ để hoạt động kinh doanh suôn sẻ
• Khi thực hiện nhiệm vụ, hệ thống nội bộ sẽ được sử dụng để quản lý tiến độ của kế hoạch kinh doanh và Hội đồng quản trị sẽ tiến hành đánh giá thường xuyên

5Hệ thống đảm bảo tính phù hợp trong hoạt động của tập đoàn bao gồm Công ty và các công ty con

• Theo chính sách cơ bản về kiểm soát nội bộ liên quan đến báo cáo tài chính, Công ty sẽ thiết lập một hệ thống báo cáo phù hợp và đánh giá thường xuyên, liên tục về tình trạng hoạt động, đồng thời đảm bảo độ tin cậy và tính phù hợp của báo cáo tài chính của các công ty trong tập đoàn
• Về kết quả hoạt động, tình hình tài chính và các thông tin quản lý quan trọng khác của các công ty trong tập đoàn, quy định quản lý công ty con do công ty thiết lập yêu cầu các công ty trong tập đoàn phải báo cáo cho công ty hoặc phải được công ty chấp thuận
• Công ty sẽ xây dựng các quy định quản lý rủi ro liên quan đến quản lý rủi ro cho toàn Tập đoàn và sẽ quản lý rủi ro một cách toàn diện và toàn diện cho toàn Tập đoàn
• Chúng tôi đã thiết lập Tiêu chuẩn kiểm soát rủi ro tuân thủ của Tập đoàn và dựa trên các quy tắc thống nhất đáp ứng các tiêu chuẩn mà xã hội yêu cầu, chúng tôi sẽ phát triển các hệ thống và quy trình kinh doanh làm nền tảng cho mỗi công ty trong tập đoàn nhằm đảm bảo hơn nữa các hoạt động thúc đẩy tuân thủ
• Để đảm bảo hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của giám đốc các công ty trong tập đoàn, Công ty xây dựng kế hoạch quản lý trung hạn cho Tập đoàn, thành lập bộ phận giám sát hoạt động kinh doanh của tập đoàn và nỗ lực để hoạt động kinh doanh suôn sẻ thông qua Hội nghị Chủ tịch Tập đoàn, vv
• Công ty sẽ xây dựng sổ tay hướng dẫn tuân thủ của tập đoàn và đảm bảo rằng tất cả các giám đốc, kiểm toán viên và nhân viên của các công ty thuộc tập đoàn đều biết đầy đủ về sổ tay này
• Công ty tiến hành đào tạo về tuân thủ pháp luật hàng năm cho các giám đốc, kiểm toán viên và nhân viên của các công ty trong tập đoàn nhằm nỗ lực nâng cao nhận thức về tuân thủ
• Bộ phận kiểm toán nội bộ của Công ty tiến hành kiểm toán tính hiệu quả và phù hợp trong hoạt động của từng công ty trong tập đoàn

6 Các vấn đề liên quan đến nhân viên khi kiểm toán viên yêu cầu bổ nhiệm nhân viên để hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ của họ

Khi kiểm toán viên yêu cầu thành lập nhân viên để hỗ trợ họ thực hiện nhiệm vụ, một tổ chức chuyên trách độc lập với việc điều hành kinh doanh sẽ được thành lập

7Các vấn đề liên quan đến việc đảm bảo tính độc lập của nhân viên được đề cập ở mục trước với giám đốc và tính hiệu quả của việc hướng dẫn nhân viên

Việc luân chuyển nhân sự, đánh giá nhân sự và xử lý kỷ luật đối với các trợ lý nêu trên phải được Ban Kiểm toán Công ty phê duyệt và những trợ lý đó không được đồng thời phục vụ ở các bộ phận khác và chỉ phải tuân theo mệnh lệnh, mệnh lệnh của kiểm toán viên công ty

8 Hệ thống để giám đốc và nhân viên báo cáo cho kiểm toán viên công ty và các hệ thống khác để báo cáo cho kiểm toán viên công ty

Theo quy định về báo cáo của Ban Kiểm toán & Kiểm soát, các giám đốc và nhân viên phải báo cáo cho Ban Kiểm toán & Kiểm soát một cách kịp thời và phù hợp

9 Hệ thống dành cho giám đốc, kiểm toán viên và nhân viên của các công ty con hoặc những người nhận báo cáo từ những người này để báo cáo cho kiểm toán viên của Công ty

• Các giám đốc, kiểm toán viên công ty và nhân viên của các công ty thuộc tập đoàn phải báo cáo kịp thời và phù hợp khi được kiểm toán viên công ty của Công ty yêu cầu báo cáo về các vấn đề liên quan đến việc thực hiện kinh doanh
• Bộ phận quản lý rủi ro và bộ phận kiểm toán nội bộ của Công ty thường xuyên tổ chức các cuộc họp báo cáo cho kiểm toán viên doanh nghiệp của Công ty và báo cáo về hiện trạng tuân thủ, quản lý rủi ro, vv trong Tập đoàn Công ty

10 Hệ thống đảm bảo rằng những người đã báo cáo ở mục trước không bị đối xử bất lợi vì đã báo cáo

Công ty nghiêm cấm đối xử bất lợi với các giám đốc, kiểm toán viên công ty và nhân viên của Tập đoàn đã lập báo cáo cho kiểm toán viên công ty của Công ty trên cơ sở đã lập báo cáo đó

11 Các vấn đề liên quan đến thủ tục tạm ứng hoặc hoàn trả các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của kiểm toán viên doanh nghiệp và các chính sách khác liên quan đến việc xử lý các chi phí hoặc khoản nợ phát sinh trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ đó

Khi Thành viên Ban Kiểm toán & Kiểm soát yêu cầu Công ty xử lý các chi phí hoặc khoản nợ được coi là cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình, Công ty sẽ nhanh chóng thanh toán các chi phí hoặc xử lý các khoản nợ đó

12Các hệ thống khác nhằm đảm bảo rằng các cuộc kiểm toán của kiểm toán viên doanh nghiệp được tiến hành một cách hiệu quả

Công ty sẽ đảm bảo rằng các Thành viên Ban Kiểm toán & Kiểm soát có cơ hội thực hiện các cuộc phỏng vấn với các giám đốc và nhân viên, đồng thời các Thành viên Ban Kiểm toán & Kiểm soát sẽ tổ chức các cuộc họp định kỳ để trao đổi ý kiến với Chủ tịch, Giám đốc Đại diện và công ty kiểm toán