Hướng dẫn cơ bản về thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ

1 Hệ thống đảm bảo rằng việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc và nhân viên tuân thủ luật pháp, quy định và điều lệ của công ty

• Tập đoàn coi việc tuân thủ luật pháp và quy định, chuẩn mực xã hội và đạo đức doanh nghiệp là ưu tiên quản lý và thiết lập chương trình tuân thủ làm khuôn khổ để tăng cường tuân thủ Các giám đốc đã tự mình áp dụng chương trình tuân thủ vào thực tiễn và đồng thời nâng cao nhận thức về việc tuân thủ của nhân viên Nhân viên thực hiện hoạt động kinh doanh một cách chính trực theo chương trình đã nói
• Công ty cũng thiết lập hệ thống tố cáo để ngăn chặn hoặc giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề liên quan đến việc tuân thủ
• Tập đoàn có thái độ kiên quyết đối với các lực lượng chống đối xã hội và các nhóm khác có khả năng đe dọa trật tự và an toàn xã hội, xử lý chúng như một tổ chức hợp tác với luật sư, cảnh sát và các tổ chức chuyên môn bên ngoài khác

2 Hệ thống lưu trữ và quản lý thông tin về việc thực hiện nhiệm vụ của giám đốc

• Thông tin về việc thực thi nhiệm vụ của giám đốc được lưu trữ và quản lý phù hợp theo Quy tắc liên quan đến quản lý tài liệu và bản ghi
• Những người chịu trách nhiệm quản lý tài liệu được quy định trong các quy tắc nói trên sẽ nhanh chóng gửi thông tin đó cho Thành viên Ban Kiểm toán & Giám sát xem theo yêu cầu

3 Các quy tắc liên quan đến quản lý rủi ro mất mát và các hệ thống khác

• Tập đoàn đã triển khai hệ thống quản lý rủi ro do Chủ tịch giám sát và tìm cách nâng cao hệ thống này theo các Quy tắc liên quan đến quản lý rủi ro
• Các đơn vị kinh doanh quản lý rủi ro đánh giá việc xác định và đánh giá rủi ro cũng như các biện pháp mà mỗi đơn vị kinh doanh thực hiện để giải quyết chúng và nỗ lực tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý rủi ro
• Các đơn vị kinh doanh kiểm toán nội bộ tiến hành kiểm toán từ quan điểm độc lập

4 Hệ thống đảm bảo giám đốc thực hiện hiệu quả nhiệm vụ

• Chủ tịch đặt ra các mục tiêu chung cho toàn nhóm được các giám đốc và nhân viên chia sẻ, đồng thời tìm cách nâng cao nhận thức về chúng, đồng thời mỗi đơn vị kinh doanh xây dựng các biện pháp cụ thể mà họ phải thực hiện để đạt được mục tiêu và nhận được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị
• Các giám đốc, bao gồm cả Chủ tịch, cũng tận dụng tất cả các cuộc tụ họp có tổ chức như một cơ hội để trao đổi thông tin cũng như đưa ra hướng dẫn và hỗ trợ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện kinh doanh
• Về việc thực hiện nhiệm vụ, hệ thống nội bộ được sử dụng để quản lý tiến độ của kế hoạch kinh doanh và Hội đồng quản trị tiến hành đánh giá thường xuyên

5 Hệ thống đảm bảo tính phù hợp trong hoạt động của Tập đoàn bao gồm Công ty và các công ty con

• Công ty đảm bảo độ tin cậy và tính phù hợp của báo cáo tài chính của các đơn vị trong Tập đoàn thông qua việc phát triển hệ thống báo cáo theo cách thức và cơ chế thích hợp để đánh giá hiệu suất một cách thường xuyên và liên tục theo chính sách cơ bản của Tập đoàn về kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính
• Theo Quy tắc hoạt động của công ty con của Công ty, các đơn vị trong Tập đoàn phải báo cáo kết quả hoạt động, tình hình tài chính và các thông tin quản lý quan trọng khác cho Công ty hoặc phải được sự chấp thuận của Công ty
• Công ty xây dựng Quy tắc quản lý rủi ro để quản lý rủi ro toàn tập đoàn và quản lý rủi ro Tập đoàn một cách toàn diện và tích hợp
• Công ty thiết lập Tiêu chuẩn kiểm soát rủi ro tuân thủ của Tập đoàn và phát triển các hệ thống, quy trình kinh doanh cũng như các nền tảng khác cho phép mỗi công ty trong Tập đoàn tham gia vào các hoạt động liên quan đến tuân thủ một cách chắc chắn hơn theo các quy tắc thống nhất đáp ứng các tiêu chuẩn mà xã hội yêu cầu
• Để đảm bảo các giám đốc của các đơn vị trong Tập đoàn thực hiện hiệu quả nhiệm vụ của mình, Công ty xây dựng Kế hoạch quản lý trung hạn của Tập đoàn và thành lập các đơn vị kinh doanh để giám sát hoạt động kinh doanh của Tập đoàn, đồng thời cố gắng đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ thông qua các cuộc họp của Chủ tịch Tập đoàn và các phương tiện khác
• Công ty chuẩn bị Sổ tay tuân thủ của Tập đoàn để nâng cao nhận thức về tuân thủ của tất cả các giám đốc, Thành viên Ban Kiểm toán & Giám sát cũng như nhân viên của các đơn vị thuộc Tập đoàn
• Công ty tìm cách nâng cao nhận thức về tuân thủ bằng cách cung cấp chương trình đào tạo về tuân thủ hàng năm cho các giám đốc, Thành viên Ban Kiểm toán & Giám sát cũng như nhân viên của các đơn vị thuộc Tập đoàn
• Các đơn vị kinh doanh kiểm toán nội bộ của Công ty tiến hành kiểm toán tính hiệu quả và phù hợp của hoạt động kinh doanh tại từng đơn vị trong tập đoàn

6 Các vấn đề liên quan đến nhân viên khi Thành viên Ban Kiểm toán và Kiểm soát yêu cầu nhân viên hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ của mình

Theo yêu cầu của Thành viên Ban Kiểm toán & Giám sát về việc bổ nhiệm nhân viên để hỗ trợ họ thực hiện nhiệm vụ, Công ty sẽ thành lập các tổ chức chuyên trách cho họ, độc lập với việc điều hành kinh doanh

7 Các vấn đề liên quan đến tính độc lập của nhân viên được quy định tại Đoạn 6 với giám đốc và các vấn đề nhằm đảm bảo tính hiệu quả của các hướng dẫn được đưa ra cho những nhân viên đó

Công ty phải được sự chấp thuận của Ban Kiểm toán & Giám sát đối với mọi thay đổi nhân sự, đánh giá nhân sự hoặc biện pháp kỷ luật liên quan đến những nhân viên hỗ trợ Thành viên Ban Kiểm toán & Giám sát Những nhân viên đó không được giữ chức vụ đồng thời ở các đơn vị kinh doanh khác và phải chịu sự chỉ huy duy nhất của Thành viên Ban Kiểm toán & Giám sát

8 Hệ thống báo cáo cho Thành viên Ban Kiểm toán & Kiểm soát của giám đốc và nhân viên và các hệ thống khác báo cáo cho Thành viên Ban Kiểm toán & Kiểm soát

Các giám đốc và nhân viên báo cáo cho Ban Kiểm toán & Kiểm soát một cách kịp thời và phù hợp theo Quy tắc Báo cáo của Ban Kiểm toán & Kiểm soát

9 Hệ thống báo cáo cho các Thành viên Ban Kiểm toán & Kiểm soát của Công ty bởi các giám đốc, Thành viên Ban Kiểm toán & Kiểm soát, nhân viên của các công ty con và những người đã nhận được báo cáo từ họ

• Khi giám đốc, Thành viên Ban Kiểm toán & Giám sát hoặc nhân viên của một thực thể Tập đoàn được Thành viên Ban Kiểm toán & Giám sát của Công ty yêu cầu báo cáo các vấn đề liên quan đến việc thực hiện hoạt động kinh doanh của họ, họ phải cung cấp báo cáo kịp thời và thích hợp
• Các đơn vị kinh doanh quản lý rủi ro và đơn vị kiểm toán nội bộ của Công ty tổ chức các cuộc họp báo cáo để báo cáo định kỳ cho Thành viên Ban Kiểm toán & Giám sát của Công ty và báo cáo về tình trạng tuân thủ, quản lý rủi ro hiện tại và các vấn đề khác trong Tập đoàn

10 Hệ thống đảm bảo rằng nhân viên báo cáo theo quy định tại Đoạn 9 không bị đối xử bất lợi do báo cáo đó

Công ty nghiêm cấm hành vi đối xử bất lợi đối với các giám đốc, Thành viên Ban Kiểm toán & Giám sát của Tập đoàn hoặc những nhân viên cung cấp báo cáo cho Thành viên Ban Kiểm toán & Giám sát của Công ty trên cơ sở đã cung cấp báo cáo

11 Các chính sách liên quan đến thủ tục tạm ứng hoặc hoàn trả các chi phí phát sinh từ việc thực hiện nhiệm vụ của Thành viên Ban Kiểm toán & Kiểm soát và xử lý các chi phí khác hoặc xử lý các nghĩa vụ khác phát sinh từ việc thực hiện nhiệm vụ

Khi Thành viên Ban Kiểm toán & Giám sát yêu cầu Công ty xử lý các chi phí hoặc xử lý các nghĩa vụ được coi là cần thiết để họ thực hiện nhiệm vụ của mình, Công ty sẽ nhanh chóng thanh toán các chi phí đó hoặc xử lý các nghĩa vụ đó

12 Các hệ thống khác để đảm bảo kiểm toán viên doanh nghiệp có hiệu quả

Công ty đảm bảo Thành viên Ban Kiểm toán & Giám sát có cơ hội thực hiện các cuộc phỏng vấn với giám đốc và nhân viên, đồng thời Thành viên Ban Kiểm toán & Giám sát cũng tiến hành các cuộc họp thường xuyên với Chủ tịch và các công ty kiểm toán để trao đổi ý kiến